¿Qué pasa si no presentas las cuentas anuales en el Registro Mercantil?

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¿Qué pasa si no presentas las cuentas anuales en el Registro Mercantil?

No presentar las cuentas anuales en el Registro Mercantil puede tener consecuencias graves para el titular de una empresa. Y es que, si faltan tres años de cuentas, entonces el empresario responderá con su patrimonio de las deudas sociales.

El balance del ejercicio anterior ha de presentarse antes del 31 de julio. Ésta es la fecha límite que tienen las sociedades para presentar sus cuentas anuales en el Registro Mercantil (RM).

Nuevo régimen sancionador

Hasta ahora, no se originaban problemas legales para la sociedad si no se presentaban las cuentas anuales en el Registro Mercantil. Sin embargo, esta práctica, habitual muchas veces para no pagar impuestos de disolución y liquidación de una firma que pasaba a la inactividad o a ser una sociedad zombie, ahora está penalizada.

Esto es así tras la entrada en vigor del Reglamento de la Ley de Auditoría (RD 2/2021, de 12 de enero), el pasado 1 de febrero, que contempla un nuevo régimen sancionador para los incumplidores.

Dicha medida está pensada para actuar contra el blanqueo de capitales, el desvío de dinero y prácticas que en ocasiones se daban, con sociedades inactivas que buscaban captar subvenciones o avales públicos.

Durante años se han producido casos de este tipo, incluso aunque la idea final fuese la disolución. Los motivos muchas veces eran económicos: el coste del trámite formal ante notario y la inscripción registral o casos en los que la disolución llegaba por resolución judicial, pues estos gastos son aún mayores.

Detalles del nuevo régimen sancionador

Pero cuando se habla de posibles sanciones, siempre es importante conocer los detalles, las cantidades, los números.

La sanción por incumplir el trámite de presentar la declaración anual con el Registro Mercantil es del 0,5 por mil del importe total de las partidas de activo, más el 0,5 por mil de la cifra de ventas de la entidad incluida en la última declaración presentada ante la Administración tributaria, cuyo original deberá aportarse en la tramitación del procedimiento.

En caso de no aportar la declaración tributaria, la sanción se establece en el 2% del capital social según los datos obrantes en el Registro Mercantil. Y si se aporta la declaración tributaria, y el resultado de aplicar estos porcentajes a la suma de las partidas del activo y ventas es mayor que el 2% del capital social, se cuantifica la sanción en este último, reducido en un 10%.

¿Cómo actuar si tienes pendiente cumplir con el Registro Mercantil?

El Reglamento de la Ley de Auditoría (RD 2/2021, de 12 de enero) convierten en muy importante la labor de un despacho de abogados y asesores legales como Macías & Serrano Asociados Asesores, ya se precise completar la disolución y liquidación de las sociedades inactivas o regularizar su situación registral previa a posibles sanciones, si quiere evitarse la disolución.

Como aclaración, sirva que ya no vale esa práctica habitual de presentar declaraciones tributarias de la sociedad inactiva ante Hacienda y no cumplir el trámite con el Registro Mercantil. Antes, el Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas (Icac) procedía a sancionar únicamente en casos muy graves. Pero eso ha cambiado.

¿Cómo es el procedimiento sancionador?

Si no presentas las cuentas anuales en el Registro Mercantil, tienes que conocer el procedimiento que espera a tu sociedad. Es el siguiente:

  1. Los registradores mercantiles suministran los expedientes con los incumplimientos.
  2. El Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas (ICAC)  de España sancionará.
  3. La Agencia Tributaria (AEAT) cobrará las multas impuestas a los incumplidores.
  4. Hacienda, de acuerdo con su Plan de Control Tributario, prevé la retirada del NIF. Esto conlleva el borrado del Registro Mercantil, lo que supone su muerte civil.
  5. Como ocurría hasta ahora, se produce el cierre provisional de la hoja registral.

¿Qué ocurre si hay liquidación?

La liquidación conlleva una serie de trámites y documentación:

  • Hay que elaborar y presentar un acta del acuerdo de disolución.
  • La escritura de extinción de la sociedad.
  • Es preciso contar con el correspondiente trámite de inscripción en el Registro Mercantil.
  • La baja en Hacienda.
  • Los liquidadores deberán otorgar escritura pública de disolución e inscribirlo en el Registro Mercantil.

¿Qué plazo hay para presentar cuentas y cómo hacerlo?

Según dicta el artículo 365.1 del Reglamento del Registro Mercantil y 279 de la Ley de Sociedades de Capital, la presentación de las cuentas para su depósito en el Registro Mercantil está dentro del plazo reglamentario si se presentan dentro del mes siguiente a fecha de celebración de la Junta en la que se aprueban.

Cabe destacar que, de acuerdo con el artículo 5 del Código Civil, el cómputo del mes será de fecha a fecha. De tal forma, si la junta se celebra el 20 de junio, el último día del plazo es el 20 de julio.

Por otro lado, la presentación fuera de plazo, antes de concluir el año, no supone sanción. Para levantar el cierre de la hoja registral, únicamente es exigible el depósito de cuentas de los tres últimos ejercicios.

¿Qué documentos hay que presentar ante el Registro Mercantil?

Los documentos que han de presentarse en el Registro Mercantil son los siguientes:

  • La certificación de aprobación de Cuentas
  • Memoria
  • Balance
  • Cuenta de Pérdidas y Ganancias
  • Declaración de Identificación del Titular Real
  • Informe Medioambiental
  • Informe de Acciones/Participaciones Propias
  • Hoja de datos generales de identificación
  • Instancia de Presentación

Cabe señalar que si existe la obligación de presentar Informe de Auditoría, entonces, además de la documentación anterior, hay que añadir:

  • Informe de Auditoría
  • Informe de Gestión
  • Estado de Flujos de Efectivo

Según El Economista, se estima que en el Registro Mercantil aún constan cerca de 1,5 millones de sociedades inactivas y ‘zombies‘.

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